Papierlos archivieren

Ihre Dokumente, Ihr Workflow

Grundsätzlich haben Sie mit BvLArchivio zwei Möglichkeiten, Papierunterlagen zu archivieren. Erste Möglichkeit ist der manuelle Vorgang, zweite Möglichkeit ist der automatische Vorgang. Beim manuellen Vorgang scannen Sie das Dokument vom Scanner zu Ihrem Arbeitsplatz. Am Arbeitsplatz können Sie nun das Dokument auf Vollständigkeit prüfen. Anschließend bestimmen Sie den Ablageort und die Registratur. Mit der Registratur legen Sie fest, nach welchen Merkmalen das Dokument abgelegt und später im Archiv abrufbar sein soll. Zum Schluss wird das Dokument mit einem Klick in das Archiv übertragen.

Beim automatischen Vorgang scannen Sie das Dokument vom Scanner direkt in das digitale Archiv.

Der Vorteil hierbei ist, dass Sie nach dem Scannen weder Ablageorte noch Registraturmerkmale händisch eingeben müssen. Der Vorgang ist unmittelbar nach dem Scannen für Sie erledigt.

Wie funktioniert die automatische Papierarchivierung bei BvLArchivio®?

Mit der in BvLArchivio eingebauten ASF-Technik können Sie einzelne oder mehrere Dokumente am Scanner anlegen, wählen den entsprechenden Archivraum am Scanner aus und scannen den Vorgang direkt ins Archiv. Anschließend ist der Vorgang abgeschlossen und die Dokumente sind korrekt und automatisch im Archiv abgelegt.

Intelligente Suche dank Schrifterkennung

Wie werden die automatisch abgelegten gescannten Papierdokumente in BvLArchivio wiedergefunden? Die Ablage erfolgt über die Schrifterkennung. In BvLArchivio ist eine Schrifterkennungssoftware installiert. Diese OCR
(Schrifterkennung, Optical Character Recognition oder auch optische Zeichenerkennung genannt) in der neuesten Version sorgt für eine Arbeitserleichterung in Ihrem Büro. Sobald Ihre gescannten Papierdokumente in BvLArchivio übertragen wurden, liest die automatische Schrifterkennung alle Seiten aus dem Dokument aus. Sämtliche Begriffe und Zahlen aus dem Dokument werden dann in der BvLArchivio-Datenbank gespeichert. Diese Datenbank speichert für jedes archivierte Dokument den Ablageort und den kompletten Inhalt aus dem gescannten Dokument. Sobald Sie später im Archiv nach einem Dokument suchen möchten, beantwortet die Datenbank innerhalb von Sekunden Ihre Anfrage und stellt das Dokument zur Verfügung. Die in BvLArchivio eingebaute Texterkennung umfasst inzwischen mehr als eine normale OCR. Zusätzlich werden Methoden der Kontextanalyse, Intelligent Character Recognition (ICR), hinzugezogen, mit denen die eigentlichen OCR-Ergebnisse korrigiert werden können. So kann ein Zeichen, das eigentlich als „8“ erkannt wurde, zu einem „B“ korrigiert werden, wenn es innerhalb eines Wortes steht. Statt „8aum“ wird also „Baum“ erkannt. Diese zusätzlichen Methoden sind Bestandteil von BvLArchivio und sorgen für eine fehlerfreie Erkennung.

Mit dieser eingebauten Datenbanktechnik erfolgt die Ablage Ihrer Papierdokumente mehrfach. Damit ist jedoch nicht gemeint, dass das Dokument selbst mehrfach im Archiv liegt, sondern dass die Suchmöglichkeiten nach einem Dokument später mehrfach gegeben sind. Die hier im Beispiel gezeigte Rechnung können Sie nach allen Begriffen und Zahlen später im Archiv abrufen. Wenn Ihnen z. B. nur die Rechnungsnummer bekannt ist, reicht es aus, nur diese einzugeben, und BvLArchivio zeigt Ihnen das entsprechende Dokument an. Sie können aber auch nach allen anderen Begriffen suchen, die sich im Dokument befinden. Alle Begriffe im Dokument werden automatisch als Ablagestruktur in der Datenbank gespeichert und stehen als Suchanfrage zur Verfügung.

Eigene Registratur- und Ablagemerkmale

Wenn Sie sich nicht nur auf die Inhalte der Dokumente verlassen wollen, können Sie auch eigene Registratur- und Ablagemerkmale mitgeben. Die von Ihnen heute in Ihrem Papierarchiv verwendeten Archiv- und Ablagebeschriftungen bei Ordnern, Schränken oder Hängeregistraturen können komplett übernommen werden und somit in BvLArchivio 1 : 1 abgebildet werden.

Ziel muss es bleiben, auch bei der Verwendung eigener Archiv- und Ablagebeschriftungen den automatischen Archivierungsvorgang von BvLArchivio nutzen zu können. Dafür stellt BvLArchivio verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können mit Befehlsblättern arbeiten, Stempeln, eigenen Aufdrucken, Etiketten, Barcodes oder auch Metadaten vom Scanner. Die zeitaufwendige Nacharbeit am Arbeitsplatz nach dem Scanvorgang entfällt mit diesen Möglichkeiten.

Beispiel: Befehlsblatt

An dem Beispiel eines Befehlsblattes möchten wir zeigen, wie Sie eigene Archiv- und Ablagemerkmale schon zum Zeitpunkt des Scannens übergeben können und sich so viel Nacharbeit am Arbeitsplatz ersparen. Sie haben z. B. den Rücken eines Ordners mit den Merkmalen „2019/Januar/Rechnungen/Wareneingang“ beschriftet. Zukünftig beschriften Sie keine Ordner mehr. Jetzt erfolgt die Ablage im digitalen Archiv. Dafür beschriften Sie eine weiße Seite mit den Merkmalen, die bisher auf Ihren Ordnerrücken geschrieben wurden. Zusätzlich geben Sie auf der weißen Seite den Archivraum (%A%) mit an. Der Buchstabe %A% steht dafür, dass im Archivraum eins (Archivio 1) abgelegt werden soll. Die Begriffe %START% und %ENDE% markieren dem System Ihre Ordnungsmerkmale, also Ihre Registratur- und Ablagemerkmale.

Legen Sie das Befehlsblatt als letzte Seite zu Ihrem Dokument. Scannen Sie jetzt das Dokument zusammen mit dem Befehlsblatt. Jedes Dokument, das mit diesem Befehlsblatt zusammen gescannt wird, wird nach diesen Ordnungsmerkmalen im Archiv abgelegt. Ihr Vorteil: Sämtliche Angaben, ob Archivraum oder Ordnungsmerkmale, werden auf dem Befehlsblatt mitgegeben, sodass BvLArchivio automatisch weiß, was mit dem Dokument im Archiv passieren soll. Die Abfragemöglichkeiten im Archiv erweitern sich dadurch automatisch. Man kann jetzt nicht nur nach Inhalten aus dem Dokument suchen, sondern auch Dokumente nach den mitgegebenen Ordnungsmerkmalen im Archiv abrufen, also den Merkmalen, die Sie auf dem Befehlsblatt vermerkt haben. Auch in Kombination aus beidem ist nun eine Abfrage im digitalen Archiv möglich. In unserem hier gezeigten Beispiel können alle Rechnungen aus dem Zeitraum Januar 2019 aufgerufen werden und dabei nur die Rechnungen, die nach Berlin gegangen sind und auf denen der Artikel OKI 43881723 berechnet wurde. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen klare Anweisungen haben, welche Dokumente wie und wo abzulegen sind, scannen Sie zukünftig Ihre Dokumente gleich mit den Metainformationen zusammen. Sie ersparen sich so viel Nacharbeit am Arbeitsplatz. Metainformationen können in verschiedenen Formen zum Zeitpunkt des Scannens mitgegeben werden.

Unbegrenzte Möglichkeiten

Statt eines Befehlsblattes können auch diverse andere Möglichkeiten genutzt werden, um Metainformationen mitzugeben. Stempeln Sie z. B. auf das Dokument Ihre Ablage- und Ordnungsmerkmale. Sie können aber auch Etiketten aufkleben. In selbst geschriebenen oder erstellten Dokumenten können Sie ebenfalls bereits die Ablage- und Ordnungsmerkmale mitgeben. Dadurch, dass Dokumente zusammen mit den Ablage- und Ordnungsmerkmalen (Metainformationen) gescannt werden, weiß BvLArchivio, wie und wo in BvLArchivio dieses Dokument abgelegt werden soll. Sollten Sie in der Lage sein, Barcodes zu drucken, können Sie auch mit aufgeklebten Barcodes Ihre Ablage- und Ordnungsmerkmale mitgeben. BvLArchivio kann alle gängigen Barcodetypen auslesen. Verfügen Sie bereits über Multifunktionsgeräte der neuesten Technik, könnten Sie zum Zeitpunkt des Scannens am Scanner bereits Ihre Ablage- und Ordnungsmerkmale mitgeben, indem Sie diese entweder am Scanner eingeben oder durch hinterlegte Buttons mit einem Klick auswählen. Sobald sich bei Ihnen Ablagevorgänge wiederholen und eine klare Regel in Ihrem Unternehmen vorliegt, wo und wie Dokumente abzulegen sind, z. B. Kassenbelege eines Monats, alle Eingangsrechnungen eines Monats, alle Vorgänge zu einem Projekt, können Sie zum Zeitpunkt des Scannens das Papierdokument mit den von Ihnen gewählten Registratur- und Ablagemerkmalen (Metainformationen) zusammen scannen. Mit dieser Technik ersparen Sie sich zeitaufwendige Nacharbeiten am Arbeitsplatz nach dem Scannen.