Mit der BvLArchivio App mobil bleiben

Sie können jede Datei von Ihrem Smartphone aus direkt ins Archiv speichern. Starten Sie die BvLArchivio App. Zugangsdaten zu Ihrem Firmennetzwerk und zu BvLArchivio sind zuvor in den Einstellungen hinterlegt worden. Klicken Sie auf „Archivieren“, um eine Datei aus dem lokalen Speicher oder aus einem Cloudbereich in BvLArchivio abzulegen. Wählen Sie die gewünschte Datei und den entsprechenden Archivraum aus und geben Sie Ihre Registratur- und Ablagemerkmale ein.

Archivieren mit der App

Mit den Registratur- und Ablagemerkmalen bestimmen Sie, nach welchen Merkmalen die Datei abgelegt wird und später im Archiv abrufbar sein soll. Wenn Sie eine PDF-Datei archivieren, können Sie bestimmen, ob der Inhalt ausgelesen (indiziert) werden soll. In BvLArchivio ist eine Schrifterkennungssoftware installiert. Diese OCR (Schrifterkennung, Optical Character Recognition oder auch optische Zeichenerkennung genannt) in der neuesten Version sorgt für eine Arbeitserleichterung in Ihrem Büro. Sobald Ihre PDF-Datei in BvLArchivio übertragen wurde, liest die automatische Schrifterkennung alle Seiten aus der PDF-Datei aus. Sämtliche Begriffe und Zahlen aus dem Dokument werden dann in der BvLArchivio-Datenbank gespeichert. Diese Datenbank speichert für jedes archivierte Dokument den Ablageort und den kompletten Inhalt aus der Datei (PDF-Datei). Sobald Sie später im Archiv nach einem Dokument suchen möchten, beantwortet die Datenbank innerhalb von Sekunden Ihre Anfrage und stellt das Dokument zur Verfügung. Dabei können Sie nach eigenen Registratur- und Ablagemerkmalen suchen wie auch nach dem kompletten Inhalt der PDF-Datei.

Intelligente Suche und Abfrage mit der App

Mit der mobilen BvLArchivio App kann auf das Archiv zugegriffen werden. Nachdem die Zugangsdaten in den Einstellungen hinterlegt worden sind, können Abfragen erfolgen. Wählen Sie den Archivraum aus, in dem Sie Unterlagen einsehen möchten. Geben Sie Ihre Anfrage in der Suchzeile ein. BvLArchivio antwortet innerhalb von Sekunden mit einer Liste aller Dokumente und Dateien, die Ihrer Anfrage entsprechen.

Diese Ergebnisliste ist chronologisch sortiert, die jüngsten Archivierungen stehen oben, je weiter Sie nach unten scrollen, desto älter werden die Dokumente und Dateien. In unserem hier gezeigten Beispiel suchen wir Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum. In der Ergebnisliste wird jeweils ein Vorschaubild zu einem Dokument angezeigt. Zusätzlich werden Informationen zur archivierten Datei aufgeführt: das Archivierungsdatum, das Dateiformat, die Anzahl der Seiten (nur bei PDF-Dateien) und die Registratur- und Ablagemerkmale. Sämtliche Dokumente und Dateien, die Ihrer Anfrage entsprechen, werden in der Ergebnisliste angezeigt. Wählen Sie aus, welches Dokumente oder welche Datei Sie sich vollständig ansehen möchten, indem Sie 
die gewünschte Zeile antippen. Ist Ihnen die Ergebnisliste zu lang, können Sie Ihre Anfrage durch zusätzliche Angaben in der Suchzeile weiter konkretisieren. Die Ergebnisliste wird entsprechend weniger Dokumente und Dateien anzeigen.

Gibt es zu Ihrer Anfrage nur eine Datei, wird die Ergebnisliste nur eine Zeile enthalten. Sobald Sie in der Ergebnisliste auf einen Vorgang klicken, rufen Sie die Datei oder das Dokument aus dem Archiv ab. Es erfolgt ein Download auf Ihr mobiles Gerät. Sie können sich Rechnungen aus dem Archiv anzeigen lassen, Dateien jeder Art oder E-Mails aufrufen. Mehrere Personen können denselben Vorgang gleichzeitig abrufen und sich ansehen. Sobald der Download des gewünschten Dokuments oder der Datei abgeschlossen ist, können Sie die Datei in Ihren eigenen Dateien speichern, ausdrucken, weiterleiten oder bearbeiten. Das Original im Archiv bleibt unverändert. Sollten Sie das Dokument oder die Datei erneut archivieren, können Sie das Original im Archiv nicht überschreiben. Stattdessen wird automatisch eine zweite Datei im Archiv gespeichert, sodass die Revisionssicherheit gegeben ist.

Kontakt

Unsere Mitarbeiter stehen Ihnen bei Fragen, Wünschen und Problemen unter der Service-Hotline: 0800-272 44 846 beratend zur Seite.

Gerne können Sie mit uns einen unverbindlichen Vorführtermin vereinbaren.
Sie erreichen uns montags bis freitags in der Zeit von 9 bis 17 Uhr.

 

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