Dateien sicher und gesetzeskonform archivieren

Mit jedem beliebigen Browser können Sie Dateien direkt in BvLArchivio übertragen. Sobald Sie in einem Archivraum erfolgreich angemeldet sind, können Sie Dateien archivieren. Wählen Sie die gewünschte Datei aus Ihrem Arbeitsplatz aus und geben Sie im Textfeld Ihre Registratur- und Ablagemerkmale ein. Bei PDF- und TIF-Dateien haben Sie die Möglichkeit, die Option Schrifterkennung auszuwählen. Die Ablage Ihrer ausgewählten Datei erfolgt dann nicht nur über Ihre Registratur- und Ablagemerkmale, sondern auch über die Schrifterkennung.

Die Schrifterkennungs­software

In BvLArchivio ist eine Schrifterkennungssoftware installiert. Diese OCR (Schrifterkennung, Optical Character Recognition oder auch optische Zeichenerkennung genannt) in der neuesten Version sorgt für eine Arbeitserleichterung in Ihrem Büro. Sobald Ihre Datei in BvLArchivio übertragen wurden, liest die automatische Schrifterkennung alle Seiten aus dem Dokument aus. Sämtliche Begriffe und Zahlen aus dem Dokument werden dann in der BvLArchivio-Datenbank gespeichert. Diese Datenbank speichert für jede archivierte Datei den Ablageort und den kompletten Inhalt aus der Datei. Sobald Sie später im Archiv nach einem Dokument suchen möchten, beantwortet die Datenbank innerhalb von Sekunden Ihre Anfrage und stellt das Dokument zur Verfügung.

Plug-in für Windows/Apple

Installieren Sie sich unser Plug-in für Windows oder Apple.
 Mit einem Klick archivieren Sie Ihre Datei. Ob PDF-Dateien, Office-Dateien oder sonstige Dateitypen, jede Datei kann mit einem Klick archiviert werden. In unserem Beispiel möchten wir ein
 Bild archivieren. Dabei klicken wir mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Bild. Es öffnet sich 
das Kontextmenü, bei dem wir die Zeile BvLArchivio auswählen. In dem Archivierungsfenster, das sich öffnet, wählen Sie den Archivraum aus und geben Ihre Registratur- und Ablagemerkmale ein. Die von Ihnen eingegebenen Registratur- und Ablagemerkmale verändern nicht die eigentliche Datei. Die von Ihnen eingegebenen Registratur- und Ablagemerkmale werden in der Suchdatenbank gespeichert und stehen als Abfragemerkmale für die Datei im Archiv später zur Verfügung.

Aus jeder Anwendung direkt ins Archiv drucken

Mit unserem kostenlosen Druckertreiber können Sie aus jeder Anwendung heraus direkt ins
 Archiv drucken. Egal ob Sie einen Brief schreiben oder z. B. aus Ihrem Buchhaltungsprogramm 
Mahnungen an alle Kunden verschicken möchten, sobald Sie aus Ihrer Anwendung heraus drucken können, steuern Sie den Drucker in Ihrer Druckerumgebung an und drucken direkt aus und gleichzeitig ins Archiv. Mit dem kostenlosen Druckertreiber für Windows können Sie mit einem Klick sowohl auf einen realen Drucker in Ihrem Büro drucken als auch gleichzeitig Ihr Exemplar automatisch ins Archiv drucken.

Egal aus welcher Software heraus Sie drucken, Ihr Druck wird vom Druckertreiber in eine PDF-Datei umgewandelt. Zum Zeitpunkt des Drucks können Sie sowohl fest hinterlegte Registratur- und Ablagemerkmale als auch spontan gewählte eigene Registratur- und Ablagemerkmale mitgeben. Damit wird nicht nur Zeit gewonnen, sondern auch eine korrekte Ablage im Archiv gewährleistet. Mit der in BvLArchivio eingebauten Schrifterkennung werden Ihre Dokumente vollständig ausgelesen, sodass Sie sie später nach jeglichen Begriffen oder Zahlen, die im Dokument stehen, im Archiv abrufen können. Ihre eigenen Registratur- und Ablagemerkmale können dabei selbstverständlich berücksichtigt werden. Mit der schnellen BvLArchivio-Suche haben Sie dann auf jedes Dokument von jedem Arbeitsplatz aus oder mit der mobilen BvLArchivio App innerhalb von Sekunden Zugriff.

Kontakt

Unsere Mitarbeiter stehen Ihnen bei Fragen, Wünschen und Problemen unter der Service-Hotline: 0800-272 44 846 beratend zur Seite.

Gerne können Sie mit uns einen unverbindlichen Vorführtermin vereinbaren.
Sie erreichen uns montags bis freitags in der Zeit von 9 bis 17 Uhr.

 

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