E-MAILS SACHBEZOGEN
ARCHIVIEREN

Installieren Sie sich unser kostenloses Plug-in. Anschließend können Sie mit einem Klick eine oder mehrere E-Mails inklusive aller Anhänge in BvLArchivio speichern und damit gesetzeskonform archivieren.

Einzelne E-Mail archivieren

Sie möchten eine einzelne E-Mail archivieren oder eine einzelne E-Mail sachbezogen archivieren. Sachbezogen heißt, dass Sie die E-Mail einem bereits im digitalen Archiv vorhandenen Vorgang zuordnen bzw. anhängen. Wenn Sie z. B. einem Kunden per E-Mail bestätigt haben, dass dieser noch nach 60 Tagen Skonto bei seiner Rechnung abziehen darf, können Sie mit einem Klick dafür sorgen, dass bei Aufruf dieser Rechnung später im Archiv auch Ihre E-Mail angezeigt wird. So sehen die Mitarbeiter, dass zur eigentlichen Ausgangsrechnung noch weitere Dokumente oder Vorgänge archiviert wurden. Grundsätzlich werden in BvLArchivio alle Archivierungen zu einem gemeinsamen Vorgang in chronologischer Reihenfolge abgelegt.

Wenn Sie z. B. jetzt eine Rechnung per E-Mail erhalten, können Sie diese mit einem Klick archivieren. Wenn Sie auf einer empfangenen oder gesendeten E-Mail stehen, können Sie das BvLArchivio E-Mail-Single-Plug-in anklicken. In dem Archivierungsfenster, das sich öffnet, wählen Sie den Archivraum aus und geben auf Wunsch Ihre Registratur- und Ablagemerkmale ein. Die von Ihnen eingegebenen Registratur- und Ablagemerkmale verändern nicht die eigentliche E-Mail. Sie werden in der Suchdatenbank gespeichert und stehen als Abfrage im Archiv später zur Verfügung. Die vom Plug-in automatisch erzeugten Registratur- und Ablagemerkmale im Feld darüber enthalten sämtliche Merkmale der E-Mail selbst, nach denen Sie später im Archiv suchen können. Dazu gehören die E-Mail-Adressen der Absender und Empfänger, Datum, Uhrzeit und Betreff, aber auch der komplette Inhalt der E-Mail selbst. Zusätzlich können Sie angeben, ob vorhandene Anlagen (PDF, Word, Excel) durch die in BvLArchivio eingebaute Schrifterkennung laufen, ausgelesen werden und anschließend zusätzlich als eigenständige Datei in BvLArchivio archiviert werden sollen.

Mit dieser Option können Sie später auch nach den Inhalten einer E-Mail-Anlage im Archiv suchen, ohne Kenntnis zu haben, mit welcher E-Mail Ihnen diese Anlage zugegangen ist. Darüber hinaus sind solche E-Mail-Anlagen eigenständig aufrufbar, man benötigt später keinen E-Mail-Client. Wie bereits erwähnt, werden bei dieser Option die Anlagen zusätzlich als separate Dateien im Archiv gespeichert, die eigentliche E-Mail wird im Original im Archiv gespeichert und enthält sämtliche Anlagen. Mitarbeiter, die die E-Mail später im Archiv abrufen und öffnen, öffnen sie im Original. Nach Jahren könnten Sie so auf E-Mails zugreifen, unabhängig vom damaligen eigentlichen Empfänger. Sie könnten nach Jahren noch auf diese E-Mail antworten, sie weiterleiten oder nur einsehen. Mit BvLArchivio haben Sie die Sicherheit, dass Ihre E-Mails weder manipuliert werden noch in der Menge der E-Mails verloren gehen. Nachdem Sie die E-Mail archiviert haben, wird ein farbiger Hinweis daran angebracht, so dass Sie sehen können, dass sie von Ihnen bereits archiviert wurde.

Mehrere E-Mails archivieren

Sie möchten mehrere E-Mails archivieren oder aber mehrere E-Mails in einem Vorgang sachbezogen archivieren. Sachbezogen heißt, dass Sie die E-Mail einem bereits im digitalen Archiv vorhandenen Vorgang zuordnen bzw. anhängen können. Grundsätzlich werden in BvLArchivio alle Archivierungen in chronologischer Reihenfolge abgelegt.

Klicken Sie auf das BvLArchivio E-Mail-Multi-Plug-in. In dem Archivierungsfenster, das sich öffnet, wählen Sie das gewünschte Postfach oder den gewünschten Ordner aus, das bzw. den Sie archivieren möchten. Alle im Postfach bzw. Ordner enthaltenen E-Mails werden archiviert. Wiederholen Sie den Vorgang für dieses Postfach oder diesen Ordner, werden bereits archivierte 
E-Mails nicht noch einmal archiviert. Nur neu hinzugekommene E-Mails in diesem Postfach oder Ordner werden dann archiviert.

Wählen Sie den Archivraum aus und geben Sie anschließend Ihre Registratur- und Ablagemerkmale ein. Die von Ihnen eingegebenen Registratur- und Ablagemerkmale verändern nicht die eigentlichen E-Mails. Die von Ihnen eingegebenen Registratur- und Ablagemerkmale werden in der Suchdatenbank gespeichert und stehen als Abfrage im Archiv später zur Verfügung. Die vom Plug-in automatisch erzeugten Registratur- und Ablagemerkmale für jede E-Mail enthalten sämtliche Merkmale der E-Mails selbst, nach denen Sie später im Archiv suchen können. Dazu gehören die E-Mail-Adressen der Absender und Empfänger, Datum, Uhrzeit und Betreff, aber auch der komplette Inhalt der E-Mail selbst. Auch können Sie angeben, ob vorhandene Anlagen (PDF, Word, Excel) durch die in BvLArchivio eingebaute Schrifterkennung laufen, ausgelesen werden und anschließend zusätzlich als eigenständige Datei in BvLArchivio archiviert werden sollen.

Mit dieser Option können Sie später auch nach den Inhalten einer E-Mail-Anlage im Archiv suchen, ohne Kenntnis zu haben, mit welcher E-Mail Ihnen diese Anlage zugegangen ist. Darüber hinaus sind solche E-Mail-Anlagen eigenständig aufrufbar, man benötigt später keinen E-Mail-Client. Wie bereits erwähnt, werden bei dieser Option die Anlagen zusätzlich als separate Dateien im Archiv gespeichert, die eigentlichen E-Mails werden im Original im Archiv gespeichert und enthalten jeweils immer auch sämtliche Anlagen. Mitarbeiter, die eine E-Mail später im Archiv abrufen und öffnen, öffnen sie im Original. Nach Jahren könnten Sie so auf E-Mails zugreifen, unabhängig vom damaligen eigentlichen Empfänger. Sie könnten nach Jahren noch auf E-Mails antworten, sie weiterleiten oder nur einsehen. Mit BvLArchivio haben Sie die Sicherheit, dass Ihre E-Mails weder manipuliert werden noch in der Menge der E-Mails verloren gehen. Nachdem Sie das Postfach oder den Ordner archiviert haben, werden an allen E-Mails farbige Hinweise angebracht, sodass Sie sehen können, dass sie von Ihnen bereits archiviert wurde. Wiederholen Sie den Vorgang für dieses Postfach oder diesen Ordner, werden bereits archivierte E-Mails nicht noch einmal archiviert. Nur neu hinzugekommene E-Mails in diesem Postfach oder Ordner werden dann archiviert.

E-Mails aus dem Archiv sachbezogen abrufen

Eine oder mehrere bestimmte E-Mails zu einem Thema innerhalb von Sekunden auf dem Monitor zu haben, ist einer der Vorteile von BvLArchivio. Sie können selbstverständlich nach E-Mailadressen oder Texten suchen, wie Sie es bisher von Ihrem E-Mail-Programm kennen. In BvLArchivio haben Sie deutlich mehr Möglichkeiten: Sie können auf jede E-Mail zurückgreifen, die im Archiv liegt, egal wer diese damals empfangen oder archiviert hat. Die Abfragemöglichkeiten sind deutlich besser, Sie können jetzt z. B. auch den E-Mail-Verkehr zweier Teilnehmer abfragen. Geben Sie dazu beide E-Mailadressen in der Suchzeile ein. Wenn Sie wollen, können Sie die Anfrage weiter konkretisieren, indem Sie zusätzlich ein Thema angeben.

Sie bekommen z. B. nur die E-Mails angezeigt, bei denen 
E-Mail-Adresse A und E-Mail-Adresse B miteinander kommuniziert haben und in der Betreffzeile oder in der E-Mail selbst oder auch in vorhandenen Anhängen (Word, Excel oder PDF) z. B. das 
Thema „Fortbildung Mitarbeiter“ genannt wurde. Selbstverständlich können Sie aber auch nur nach einem Thema suchen ohne Angabe von E-Mail-Adressen. Alle E-Mails mit dem Thema werden angezeigt, egal ob ein Bezug darauf im E-Mail-Text oder in den Anlagen vorhanden war. Wenn Sie auf die gewünschte Zeile in der Ergebnisliste klicken, erfolgt ein Download der E-Mail aus dem Archiv auf Ihren Arbeitsplatz. Mit Ihrem E-Mail-Programm wird sie geöffnet und Sie können jetzt darauf antworten, sie weiterleiten, ausdrucken oder die Original-Anlagen einsehen oder auf Ihrem Arbeitsplatz speichern. Die im Archiv vorhandene E-Mail bleibt unverändert und manipulationssicher gespeichert. Mehrere Personen können gleichzeitig identische E-Mails abrufen und ansehen.

Kontakt

Unsere Mitarbeiter stehen Ihnen bei Fragen, Wünschen und Problemen unter der Service-Hotline: 0800-272 44 846 beratend zur Seite.

Gerne können Sie mit uns einen unverbindlichen Vorführtermin vereinbaren.
Sie erreichen uns montags bis freitags in der Zeit von 9 bis 17 Uhr.

 

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